Privacy & Cookie Policy

Informativa completa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Reg. UE 2016/679 (GDPR).

Ultimo aggiornamento: 15 ottobre 2026.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il servizio ZenitPT (di seguito, “ZenitPT”, “noi” o “il Servizio”) è Mattias Zoratto, ditta individuale che opera con il nome commerciale “ZenitPT”, P.IVA 03084430309, sede Via Dante Alighieri 16, 33040 Pradamano (UD), contattabile per ogni questione relativa alla protezione dei dati personali all'indirizzo email info@zenitpt.it.

ZenitPT è un servizio di automazione su WhatsApp destinato ai personal trainer e ai loro clienti: gestisce promemoria degli appuntamenti, prenotazioni e disdette, calendario, conteggio dei pacchetti ore, avvisi di rinnovo, richieste di feedback e messaggi di riattivazione. I clienti del personal trainer interagiscono con il servizio esclusivamente dalla chat WhatsApp: non c'è alcuna app da installare né alcun account da creare.

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ai sensi dell'art. 37 GDPR, non rientrando in alcuno dei casi di designazione obbligatoria. Per qualsiasi questione è possibile rivolgersi al recapito email indicato sopra.

2. Ruoli: Titolare e Responsabile del trattamento

ZenitPT assume ruoli differenziati a seconda della tipologia di utente e dei dati trattati:

• Personal trainer (cliente del Servizio): ZenitPT è autonomo Titolare del trattamento dei dati identificativi, di contatto, di fatturazione e tecnici del personal trainer che sottoscrive un piano o richiede una demo.
• Clienti finali del personal trainer: ZenitPT agisce come Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR per conto del personal trainer, che resta Titolare autonomo dei dati dei propri assistiti (nome, numero di telefono, appuntamenti, pacchetti ore, conversazioni). Forniamo l'infrastruttura tecnologica e le automazioni, ma non utilizziamo quei dati per finalità proprie né per contattare gli assistiti a nostro nome.
• Comunicazioni di servizio e di prodotto: ZenitPT è autonomo Titolare verso il destinatario delle email transazionali (conferme, fatture, avvisi tecnici) e delle comunicazioni sul prodotto descritte alla sezione 11.
• Demo e ambienti di prova: nelle dimostrazioni non vengono usati dati reali di assistiti; i profili sono sintetici e creati per finalità di test funzionale.

Quando agisce come Responsabile per conto del personal trainer, ZenitPT si attiene alle istruzioni documentate del Titolare (la configurazione delle automazioni scelta dal trainer) e applica le misure di sicurezza descritte alla sezione 7. Il rapporto è regolato dall'Accordo di nomina a Responsabile del trattamento, che il trainer accetta all'attivazione insieme ai Termini di servizio.

3. Tipologie di dati raccolti

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali. Ogni dato è raccolto solo se conferito dall'utente, trasmesso dal personal trainer o generato dall'uso del Servizio:

• Dati identificativi e di contatto del personal trainer: nome e cognome, numero di telefono, email, città e nome dell'attività, dati inseriti nel modulo di contatto o richiesta demo.
• Dati identificativi e di contatto degli assistiti: nome (o nome di riferimento) e numero di telefono WhatsApp, conferiti dal personal trainer o dall'assistito stesso scrivendo al numero del Servizio.
• Dati di gestione dell'attività: appuntamenti (data, ora, durata, stato, disdette), pacchetti ore acquistati e residui, storico delle lezioni svolte, scadenze e rinnovi, periodi di chiusura, disponibilità in agenda, e le informazioni che il personal trainer scrive nella scheda del cliente (obiettivo, note, giorni preferiti). L'elenco completo dei dati degli assistiti è alla sezione 3 dell'Accordo di nomina.
• Contenuto dei messaggi: i messaggi scambiati su WhatsApp tra il Servizio e l'assistito, e tra il Servizio e il personal trainer (conferme, disdette, comandi, risposte ai feedback e ai check-in). Sono trattati per erogare l'automazione richiesta.
• Dati tecnici e di log: indirizzo IP e user-agent delle chiamate alle interfacce del Servizio, timestamp di quelle chiamate, esiti di consegna dei messaggi, eventi di errore e di sicurezza. Raccolti a fini di sicurezza e diagnostica.
• Dati di pagamento e abbonamento: stato dell'abbonamento, piano attivo, identificativi Stripe (customer, subscription, price), importi e fatture. I numeri delle carte non transitano né sono conservati sui nostri sistemi: li gestisce direttamente Stripe Payments Europe Ltd.
• Consensi e prova: timestamp di accettazione della presente informativa e dei Termini di servizio, stato delle comunicazioni di prodotto (data di attivazione o di opposizione), conservati ai sensi dell'art. 7 GDPR.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Ogni operazione è ancorata a una specifica base giuridica:

• Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) — attivazione e configurazione del Servizio, invio dei promemoria e delle notifiche automatiche, gestione di prenotazioni, disdette, calendario, pacchetti ore e rinnovi, fatturazione e gestione dell'abbonamento. Senza questi dati il servizio non è erogabile.
• Base scelta dal personal trainer (art. 6.1.a / 6.1.b / 6.1.f) — per i dati degli assistiti la base giuridica è individuata dal personal trainer, che ne è Titolare: rientra nella gestione del rapporto di coaching e nella comunicazione operativa a esso connessa. Nel modello di informativa che proponiamo ai trainer, i messaggi legati alle lezioni si basano sul contratto; gli altri (orari liberi, check-in, auguri, riattivazione) sul consenso dell'assistito (art. 6.1.a), revocabile scrivendo STOP.
• Riscontro alle richieste di contatto (art. 6.1.b) — gestione delle richieste di informazioni e di demo inviate tramite il sito o WhatsApp.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f) — invio via email di novità, nuove automazioni e consigli d'uso di ZenitPT a chi ha un account attivo. Per le sole comunicazioni promozionali su offerte e prezzi, riservate a chi ha già sottoscritto un piano, si applica in aggiunta l'art. 130 c. 4 D.Lgs. 196/2003 (soft opt-in). In entrambi i casi l'informativa è resa al momento della raccolta e ogni messaggio contiene il link per opporsi: vedi la sezione 11.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f) — sicurezza del Servizio, prevenzione di abusi e frodi, limitazione della frequenza delle richieste, diagnostica tecnica, analisi aggregate sull'utilizzo e miglioramento delle automazioni.
• Obblighi legali e fiscali (art. 6.1.c) — emissione e conservazione delle fatture, conservazione dei log, gestione delle richieste degli interessati.

Non effettuiamo alcun processo decisionale unicamente automatizzato con effetti giuridici sull'interessato (art. 22 GDPR). Le automazioni decidono soltanto quando inviare un messaggio in base a regole configurate dal personal trainer (per esempio: 24 ore prima della lezione, o dopo due settimane di inattività). Nessuna valutazione con conseguenze giuridiche o economiche è presa in autonomia dal sistema: le decisioni sul rapporto con l'assistito restano del personal trainer.

5. Responsabili esterni del trattamento (sub-processor)

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori che trattano dati per nostro conto o, per le parti di propria competenza, come titolari autonomi.

• Dati degli assistiti: i fornitori che li trattano (n8n GmbH, Meta Platforms Ireland Ltd., Google Ireland Ltd., Cloudflare, Inc., Register S.p.A.), con sede, uso e garanzie di ciascuno, sono elencati alla sezione 7 dell'Accordo di nomina a Responsabile.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda, UE) — elaborazione dei pagamenti di attivazione e canone dei personal trainer. ZenitPT non vede mai i dati delle carte.
• web3forms (modulo contatti del sito). Quando compili «Fatti richiamare», i dati che scrivi (nome, telefono, email se la indichi, città, numero di clienti, messaggio) passano dal servizio web3forms, che li inoltra alla nostra casella email. Per questi dati ZenitPT è Titolare. Non li usiamo per altro che richiamarti.
• Register S.p.A. (Italia) — posta elettronica. La casella info@zenitpt.it, dove arrivano le richieste inviate dal sito e le email che ci scrivi, e il server da cui partono le nostre email.
• Cloudflare, Inc. (USA) — statistiche del sito, cruscotto e area riservata dei personal trainer (database nell'UE). Ospita lo strumento con cui contiamo le visite al sito (vedi la sezione 10), i dati del cruscotto e l'area riservata in cui i personal trainer gestiscono i loro clienti.
• Eventuali consulenti contabili, fiscali e legali nei limiti strettamente necessari.

I dati non sono diffusi né comunicati a terzi per finalità di marketing di terze parti. L'elenco aggiornato dei sub-processor è disponibile scrivendo a info@zenitpt.it.

6. Trasferimenti extra-UE

Alcuni fornitori indicati alla sezione 5 trattano dati fuori dallo Spazio Economico Europeo: Cloudflare, Inc. ha sede negli Stati Uniti, e Meta e n8n possono coinvolgere società del gruppo statunitensi (e, per n8n, del Regno Unito) o server fuori dall'UE. Questi trasferimenti avvengono sulla base di:

• Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (Decisione di esecuzione UE 2021/914, art. 46 GDPR);
• ove applicabile, certificazione del fornitore al EU-US Data Privacy Framework (Decisione di esecuzione UE 2023/1795 del 10 luglio 2023);
• per il Regno Unito, la decisione di adeguatezza della Commissione Europea;
• cifratura dei dati in transito (HTTPS).

Il dettaglio per ciascun fornitore dei dati degli assistiti è alla sezione 7 dell'Accordo di nomina a Responsabile. Per Google, usato oggi con un account gratuito, vedi la stessa sezione.

7. Misure di sicurezza

Ai sensi dell'art. 32 GDPR adottiamo misure adeguate al rischio:

• Trasmissione: le comunicazioni tra il Servizio e i fornitori passano su HTTPS; il punto che riceve i messaggi da WhatsApp verifica la firma di Meta e scarta le chiamate non autentiche.
• Accessi: ai sistemi di gestione si accede solo con gli account di ZenitPT, usati dalle persone autorizzate per iscritto e vincolate alla riservatezza.
• Segregazione: i dati di ciascun personal trainer sono separati logicamente: un trainer non ha accesso agli assistiti, agli appuntamenti o ai messaggi di un altro trainer.
• Area riservata dei personal trainer: accesso con codice monouso su WhatsApp, limiti ai tentativi e registro delle modifiche, come descritto alla sezione 6 dell'Accordo di nomina.
• Monitoraggio: ogni sera si controllano le esecuzioni del giorno e gli errori, per individuare anomalie e invii non previsti.

In caso di violazione dei dati personali (data breach) con rischio per i diritti e le libertà degli interessati, notificheremo il fatto al Garante entro 72 ore dalla scoperta (art. 33) e, ove necessario, agli interessati senza ingiustificato ritardo (art. 34). Quando la violazione riguarda dati trattati per conto di un personal trainer, lo informiamo senza ingiustificato ritardo perché possa adempiere ai propri obblighi come Titolare.

8. Periodo di conservazione

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità, secondo i seguenti criteri:

• Dati dell'account del personal trainer e dati di configurazione: per la durata del rapporto e fino a 24 mesi dalla cessazione, salvo richiesta anticipata di cancellazione.
• Dati degli assistiti (rubrica, appuntamenti, pacchetti ore): per la durata del rapporto tra il personal trainer e il Servizio. Vengono cancellati su istruzione del personal trainer (che ne è Titolare) o entro 30 giorni dalla disattivazione del suo account.
• Contenuto dei messaggi: conservato per 12 mesi, termine oltre il quale è cancellato o reso anonimo, salvo necessità di prova in una contestazione in corso.
• Dati contabili e fiscali (fatture): 10 anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale).
• Area riservata dei personal trainer: codici di accesso 10 minuti; sessioni fino alla scadenza (30 giorni) o all'uscita; indirizzi IP dei tentativi di accesso 1 ora; registro delle modifiche 12 mesi; copie di ripristino del database fino a 30 giorni.
• Log di sicurezza e di sistema: fino a 12 mesi, salvo necessità investigative.
• Richieste di contatto e demo non andate a buon fine: 12 mesi dall'ultimo contatto.
• Stato delle comunicazioni di prodotto: fino all'opposizione. Registriamo la data dell'opposizione per non riattivare l'invio per errore.

Alla cessazione i dati sono cancellati o resi anonimi nei tempi indicati. Dal 15 ottobre 2026 non facciamo più copie delle tabelle del Servizio su Google Drive; quelle fatte prima si cancellano tra il 12 e il 30 novembre 2026. Le eventuali copie di sicurezza tenute dai fornitori seguono i tempi di cancellazione di quei fornitori. La copia dei messaggi eventualmente presente sul telefono del personal trainer o dell'assistito, e nell'infrastruttura WhatsApp, non è sotto il nostro controllo.

9. Diritti dell'interessato

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR:

• Accesso (art. 15) e rettifica (art. 16): molti dati sono correggibili direttamente scrivendo al Servizio su WhatsApp o al tuo personal trainer.
• Cancellazione / oblio (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20): su richiesta a info@zenitpt.it forniamo i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Il personal trainer può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione del proprio account e dei dati dei suoi assistiti. Fanno eccezione, ai sensi dell'art. 17(3)(b) GDPR, i dati di fatturazione, conservati per i termini di legge.
• Opposizione (art. 21) al trattamento basato sul legittimo interesse e, in ogni caso, al marketing diretto.
• Revoca del consenso (art. 7) in qualsiasi momento e senza formalità; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento già effettuato.
• Reclamo (art. 77) al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@zenitpt.it: risponderemo entro 30 giorni (prorogabili fino a 60 per richieste complesse). Se sei un assistito seguito da un personal trainer, il Titolare dei tuoi dati è il tuo trainer: puoi rivolgerti a lui oppure a noi, che come Responsabile ti supporteremo nel trasferire la richiesta al Titolare. Per non ricevere più i messaggi automatici scrivi STOP in chat (START per riprenderli) oppure dillo al tuo personal trainer. L'informativa che il tuo trainer ti dà può seguire il modello pubblicato su questa pagina.

10. Cookie e tecnologie di tracciamento

Come il sito zenitpt.it tratta cookie e tecnologie analoghe, secondo le Linee guida cookie del Garante del 10 giugno 2021:

• Cookie: il sito zenitpt.it non installa cookie propri, né tecnici né di altro tipo. L'area riservata dei personal trainer e la demo usano il solo cookie tecnico descritto sotto.
• Statistiche delle visite, senza cookie: contiamo le visite con uno strumento nostro, ospitato su Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA; vedi le sezioni 5 e 6), che non installa cookie e non salva il tuo indirizzo IP. Quando apri una sezione del sito il browser invia la sezione vista, la pagina da cui arrivi (di cui conserviamo solo il nome del dominio, per esempio google.com) e, se capita, un'azione (per esempio il clic su «Attiva ora» o l'invio del modulo). Sul server restano soltanto dei contatori giornalieri per sezione, azione, provenienza e tipo di dispositivo (telefono o computer): nessun dato permette di riconoscerti o di seguirti da una visita all'altra.
• Area riservata dei personal trainer e demo: usano un solo cookie tecnico («zs») che tiene aperta la sessione dopo l'accesso. Dura 30 giorni (7 nella demo), non serve a profilare e non richiede consenso (art. 122 D.Lgs. 196/2003). Il browser tiene in memoria il carattere e l'icona dell'area riservata, che non contengono dati personali. Per l'elenco dei dispositivi collegati registriamo tipo di browser e sistema e data dell'ultimo uso. Nella demo conserviamo per 7 giorni un'impronta (hash) dell'indirizzo IP, non l'indirizzo stesso, solo per limitare gli abusi.
• Link di invito di un collega: se arrivi da un link di invito di un collega, il browser tiene il codice solo finché la scheda è aperta, per inserirlo nel pagamento.
• Cookie di marketing: allo stato attuale non utilizziamo cookie pubblicitari. Eventuali future integrazioni saranno oggetto di aggiornamento dell'informativa e di nuova richiesta di consenso.

I caratteri del sito sono ospitati su zenitpt.it: aprendo le pagine il tuo browser non contatta servizi di terzi come Google Fonts.

Poiché il sito non usa cookie, le statistiche sono anonime e il solo cookie dell'area riservata è tecnico, non è richiesto alcun consenso; puoi in ogni caso bloccarli o eliminarli dalle impostazioni del tuo browser. Le conversazioni su WhatsApp non usano cookie: avvengono nell'app di messaggistica e sono regolate dalle policy di WhatsApp.

11. Comunicazioni via email e su WhatsApp

Usiamo i tuoi recapiti per tipi di messaggi diversi, con regole diverse.

• Messaggi di servizio: conferme di attivazione, fatture e conferme di pagamento, avvisi di scadenza del piano, comunicazioni tecniche e di sicurezza. Sono necessari all'esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR): non si possono disattivare finché il rapporto è attivo.
• Messaggi automatici agli assistiti: promemoria, conferme, disdette, avvisi di pacchetto in esaurimento, richieste di feedback, orari liberi, check-in del lunedì, auguri e messaggi di riattivazione sono decisi e configurati dal personal trainer, che ne è Titolare autonomo. ZenitPT li recapita come Responsabile e non li usa per finalità proprie. Per interromperli scrivi STOP in chat (START per riprenderli) o rivolgiti al tuo personal trainer.
• Comunicazioni di prodotto: novità, nuove automazioni e consigli d'uso di ZenitPT. Le inviamo a chi ha un account sulla base del nostro legittimo interesse a informare gli utenti sul servizio che stanno usando (art. 6.1.f GDPR): sono informazioni sul prodotto, l'informativa ti è resa al momento della raccolta e in ogni messaggio trovi il modo di fermarle.
• Comunicazioni promozionali su offerte e prezzi: le inviamo solo a chi ha già sottoscritto un piano a pagamento, e solo per servizi analoghi a quelli acquistati, ai sensi dell'art. 130 c. 4 D.Lgs. 196/2003 (soft opt-in). Si fermano con lo stesso link di opposizione.
• Comunicazioni commerciali di terzi: non le inviamo. I tuoi dati non sono ceduti né comunicati a terzi per loro finalità di marketing (sezione 5).

Come fermare le comunicazioni di prodotto: clicca “annulla iscrizione” in fondo a qualsiasi email oppure scrivi a info@zenitpt.it. È gratuito, non richiede motivazione e non ha alcuna conseguenza sul tuo account o sulle funzionalità disponibili. Continuerai a ricevere i messaggi di servizio elencati sopra. L'opposizione non pregiudica la liceità delle comunicazioni già inviate.

12. Conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori (per il personal trainer: nome, email, numero di telefono, accettazione della presente informativa e dei Termini di servizio; per gli assistiti: nome di riferimento e numero WhatsApp) è necessario per attivare e usare il Servizio: in loro mancanza le automazioni non possono funzionare.

Il conferimento dei dati facoltativi (integrazione con Google Calendar, note sugli appuntamenti, informazioni aggiuntive nel modulo di contatto) è libero: il mancato conferimento non pregiudica l'accesso al Servizio ma può limitarne alcune funzionalità.

Le comunicazioni di prodotto descritte alla sezione 11 non richiedono un consenso e non sono una condizione per attivare il Servizio: puoi fermarle in qualsiasi momento senza alcuna conseguenza. Nessuna funzionalità di ZenitPT è subordinata al fatto che tu le riceva.

13. Minori

La sottoscrizione del Servizio è riservata a soggetti maggiorenni che operano come professionisti. Il Servizio non è rivolto direttamente ai minori: un personal trainer che segua un assistito minorenne tramite ZenitPT lo fa sotto la propria responsabilità e previa autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale (art. 8 GDPR e art. 2-quinquies D.Lgs. 196/2003), a cui spetta anche l'indicazione del recapito da usare per i messaggi automatici.

Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati senza autorizzazione, scrivici a info@zenitpt.it per la pronta rimozione.

14. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare questa informativa in qualsiasi momento, pubblicandone la nuova versione su questa pagina. In caso di modifiche sostanziali che richiedano un nuovo consenso, te lo chiederemo esplicitamente. La data dell'ultima revisione è indicata in cima.